+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Сроки хранения бухгалтерских документов для ИП, ООО и ЗАО 2019 год

Разумеется, все сведения об уставном капитале, объемах вкладов, размерах уставной доли учредителей должны храниться на постоянной основе. К перечню документов, которые также должны быть заархивированы на срок от 75 лет и больше, относятся бухгалтерские документы, которые могут быть использованы налоговыми организациями: сведения о доходности активов, ведомости о расчетах с акционерами, а также электронные носители, на которых имеются данные о поступлениях на счета организации средств в особо крупных размерах. Сведения о расчетах с персоналом хранятся также 75 лет. Прочие документы (выставляемые счета, гарантийные письма) имеют срок сохранения до 10 лет включительно. Бюджетные организации А каковы сроки хранения бухгалтерских документов в бюджетном учреждении? Как правило, особых требований к этому не предъявляется.

Это общий документ, он полностью регулирует ведение архивного дела в нашей стране. Так, его положения говорят об организации процесса сохранения всех производственных и бухгалтерских документов, о способах комплектования и использования архивов. Кроме того, в нем законодательно закреплены процессы взаимодействия между архивными учреждениями и теми гражданами, которые желают воспользоваться хранимой там информацией.

Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества. 3. В течение пяти рабочих дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные в пункте 2 настоящей статьи документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества, если иное место не определено уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества и опубликованным на его сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов.

Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати. Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат.
23.

  1. Постоянно хранящиеся.
  2. Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет.
  3. Временно хранящиеся – не больше 10 лет.

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях.

В случае с реорганизацией ответственной за документацию становится сторона, принимающая дела. Когда идет разделение, это будет сторона с большим по величине уставным капиталом. В заключаемом договоре необходимо предусмотреть:

  • на ком лежат расходы и обязанность по подготовке документации;
  • срок хранения;
  • кто несет расходы по уничтожению документов по окончании срока хранения;
  • обязательно дополнительно составляется акт в двойном экземпляре.

Чтобы передать документацию в центр государственной архивации необходимо обратиться в орган, управляющий архивами на территории субъекта России, адрес которого размещен на сайте местной администрации.

Предметы и документы, подлежащие уничтожению В процессе подготовки документов на хранение необходимо выделить те, которые подлежат уничтожению в связи с завершением срока хранения.

Проще говоря, при определении сроков хранения нужно руководствоваться не столько требованиями закона (как это ни парадоксально), сколько реальной важностью того или иного документа для конкретной фирмы. Конечно, срок хранения первичных бухгалтерских документов в любом случае должен быть максимально продолжительным, но даже многие счета-фактуры в определенных условиях нужно сохранять в архиве более 15 лет. Если у предприятия имеются какие-то должники, или же оно само кому-то должно, такие бумаги необходимо хранить постоянно, вне зависимости от требований ФЗ и постановлений.

Как определить важность бухгалтерских документов для организации? Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.

О каких документах идет речь? К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов. Закрытие предприятия по нормам Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей). Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО? Законы После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы.

Считается, что 75 лет должны храниться только сведения по ежегодной бухгалтерской отчетности и бумаги, предназначенные для налоговых органов. Все прочие документы хранятся до 10 лет включительно. Важные особенности Если вы ознакомитесь с перечнем всех законов и постановлений, который имеется выше, вы можете удивиться: ведь стандартный срок хранения документов бухгалтерского учета не превышает пяти лет (ФЗ №402)! В то же время в нашей статье мы пишем о 10 годах и выше.

Как такое может быть? К сожалению, в этом случае налицо плохая проработка нормативной базы, когда требования закона идут вразрез с реалиями. Поясним на примере. Если вы являетесь даже простым индивидуальным предпринимателем, то легко можете столкнуться с ситуацией, когда налоговая инспекция требует предоставления документов, срок хранения которых уже истек (в соответствии с требованиями закона).

Ответственным за организацию хранения документов, в том числе учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности является руководитель организации согласно п. 3 ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ. Важным аспектом при хранении документов являются сроки хранения. Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6.10.2000 г. (далее – Перечень). Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.
Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей. Оформление Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов. До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить.
Для этого можно обратиться в специализированные фирмы. Что включает в себя подготовка документации?

  1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
  2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения.

Практически в любой организации, вне зависимости от ее организационно-правовой формы и количества сотрудников (даже если говорить об ИП), в процессе ее работы накапливается огромное количество различных деловых бумаг, писем, налоговых отчетов и прочей информации на электронных носителях. Практически все предприятия, которые функционируют уже более-менее продолжительное время, рано или поздно сталкиваются с необходимостью систематизации своих архивов.

Какие-то из документов требуется сохранить, а какие-то, напротив, пора уничтожать. Но каковы сроки хранения бухгалтерских документов, по истечении которых их можно смело утилизировать? Ведь наша законодательная база редко отличается снисходительностью по отношению к нарушению таких условий, а потому знать их необходимо.

Именно раскрытию данного вопроса и посвящена данная статья.

Следует учесть, что многие документы полагается хранить не менее 75 лет, а некоторые категории отчетности так и вообще настоятельно рекомендуется не трогать на всем протяжении работы компании. Как же быть? Ведь хочется и закон соблюсти в полной мере, но в то же время не усложнять жизнь сотрудникам, ответственным за ведение архивного учета!

Прежде чем мы ответим на этот вопрос, ознакомимся с основными регламентными документами, в которых закреплены основные требования, рассматривающие сроки хранения бухгалтерских документов всех предприятий, вне зависимости от их организационно-правовой формы, размеров и направления деятельности.

Давайте рассмотрим основные нормативные документы, которые регламентируют ведение архивного дела в организациях.

Во-первых, ФЗ от ноября 2004 года №125-ФЗ. Это общий документ, он полностью регулирует ведение архивного дела в нашей стране. Так, его положения говорят об организации процесса сохранения всех производственных и бухгалтерских документов, о способах комплектования и использования архивов. Кроме того, в нем законодательно закреплены процессы взаимодействия между архивными учреждениями и теми гражданами, которые желают воспользоваться хранимой там информацией.

Конечно же, огромную роль играют «Основные правила работы архивных организаций». Они были официально одобрены и рекомендованы к использованию решением Росархива, которое было принято 06.02.2002. Начиная организацию архивного отдела в организации, настоятельно рекомендуем в первую очередь ознакомиться именно с этим документом, так как в нем отображены наиболее главные и фундаментальные моменты подобного рода деятельности.

Это интересно:  Приказ об увольнении по сокращению штата: образец Т-8 и пример в свободной форме с выплатой выходного пособия, на основании чего сокращаются работники 2019 год

Для нормального сохранения важных бумаг необходимо также знать перечень типовых документов архивного назначения, которые образуются в процессе рабочей деятельности любого предприятия. Именно там указываются сроки хранения бухгалтерских документов, причем данный документ был утвержден отдельным приказом Министерства Культуры РФ еще в 2010 году. Номер документа — N 558. Из самого его названия становится очевидно, что в нем содержится перечень основных бумаг, которые образуются в результате хозяйственной или иной деятельности предприятия.

До сих пор актуально Положение «О документах», изданное еще Министерством финансов СССР 29.07.1983, №105. В рамках данного положения устанавливаются как первичные сроки хранения документов, так и порядок их создания, принятия и использования.

Кроме того, найти соответствующие сведения можно в 23 статье соответствующего документа. Так, в восьмой статье имеется пункт, отдельно рассматривающий сроки хранения бухгалтерских документов, которые могут быть использованы для начисления и удержания налогов. К таковым относятся бумаги, которые подтверждают непосредственное получение доходов, расходы, а также уже выплаченные в пользу государства налоги.

Наконец, такие сведения имеются в 29 ФЗ (№402-ФЗ от 06.12.2011г) «О бухгалтерском учете». В нем можно отыскать сроки хранения бухгалтерских документов в организации для коммерческих предприятий.

Неудивительно, что особенно важное значение приобретает хранение типовых бухгалтерских бумаг, которые образуются в процессе деятельности любой организации (все это имеется в вышеупомянутом Перечне). Типовые бумаги хранятся: 1 год, 5 лет, 75 лет. Некоторые документы (сведения о получении средств в особо крупных размерах) предписывается хранить постоянно.

Профессиональные аудиторы говорят, что все документы, которые отображают ведение бухгалтерского учета, можно поделить на четыре основные группы. Приведем перечень сроков хранения бухгалтерских документов:

  • Бумаги, которые положено сохранять постоянно. К их числу относятся вся годовая бухгалтерская отчетность, а также любые свидетельства, получаемые при постановке на учет в налоговых органах.
  • Группа долговременного хранения (свыше 10 лет). Это уведомления, подписанные сотрудниками документы о согласии на обработку персональных данных. Данные же о самом субъекте, который давал такое согласие, положено иметь в течение 75 лет.
  • Временный тип. Предполагается, что бумаги этой группы следует хранить до 10 лет включительно. К ним относят счета-фактуры, а также гарантийные письма.
  • В состав четвертой разновидности входят все вышеописанные документы, у которых вышел срок хранения, а потому они подлежат утилизации.

Важно! Необходимо знать, что сокращение сроков сохранения строго запрещено, а вот увеличение этого времени допустимо. Но это относится только лишь к тем организациям, которые ведут очень специфическую деятельность.

Так, срок хранения бухгалтерских документов в ООО, которые занимаются предоставлением финансовых займов населению, начинается от 75 лет. На практике же проверяющие организации отмечают, что подобные документы должны быть доступны постоянно, так как в случае возникновения каких-то претензий (со стороны наследников, к примеру) может потребоваться их поднятие даже по истечении этого срока.

А потому приобретает особенную важность организация той номенклатуры, которая будет использована на конкретном предприятии для организации архивного дела. Сейчас мы рассмотрим основные требования, которые проверяющие организации предъявляют к конкретным организациям, в зависимости от их организационно-правовой формы собственности.

В общем, они не отличаются разнообразием, но имеются и некоторые нюансы. Как правило, они связаны с объемом получаемых компанией доходов.

Сперва рассмотрим ООО. Так как оборот подобных предприятий довольно значителен, требования к ним строже. Во-первых, вся бухгалтерская и налоговая отчетность должна храниться минимум 75 лет. Кроме того, срок хранения бухгалтерских документов в ООО может быть продлен на неопределенное время в тех случаях, которые мы уже рассматривали выше.

Документация по расчетам с персоналом должна храниться на всем протяжении работы конкретного человека в организации и не менее 10 лет с даты его увольнения. Если же сотрудник уходит на пенсию именно из этой компании, документы должны сохраняться постоянно, так как в случае возникновения претензий по размерам начислений их потребуется поднимать в первую очередь.

Счета-фактуры, прочие документы, свидетельствующие о расчетах с поставщиками и покупателями, относятся к третьей группе, а потому должны храниться до 10 лет включительно. Как мы уже и говорили, общая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.

Требования к этой категории компаний куда менее строги, так как и количество создаваемых документов там намного меньше. Так каков срок хранения бухгалтерских документов ИП? Давайте рассмотрим этот вопрос чуть подробнее. Во-первых, все свидетельства о постановке на учет, ежегодная отчетность в налоговые органы. Эти сведения должны храниться постоянно, на протяжении всего срока существования конкретной компании.

Впрочем, если у предпринимателя нет наемных работников, а учет он ведет по упрощенной схеме, на этом все требования и заканчиваются. Разумеется, срок хранения бухгалтерских документов ИП в этом случае составляет все те же самые 75 лет, так как к их числу относятся только годовые отчеты.

Так как деятельность такого рода предприятий предполагает получение значительного объема доходов, а также расчеты с акционерами, то и требования к сохраняемым документам в этом случае наиболее строгие. Вообще, в большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов в ЗАО составляет минимум 75 лет. Впрочем, имеются исключения.

Разумеется, все сведения об уставном капитале, объемах вкладов, размерах уставной доли учредителей должны храниться на постоянной основе. К перечню документов, которые также должны быть заархивированы на срок от 75 лет и больше, относятся бухгалтерские документы, которые могут быть использованы налоговыми организациями: сведения о доходности активов, ведомости о расчетах с акционерами, а также электронные носители, на которых имеются данные о поступлениях на счета организации средств в особо крупных размерах.

Сведения о расчетах с персоналом хранятся также 75 лет. Прочие документы (выставляемые счета, гарантийные письма) имеют срок сохранения до 10 лет включительно.

А каковы сроки хранения бухгалтерских документов в бюджетном учреждении? Как правило, особых требований к этому не предъявляется. Считается, что 75 лет должны храниться только сведения по ежегодной бухгалтерской отчетности и бумаги, предназначенные для налоговых органов. Все прочие документы хранятся до 10 лет включительно.

Если вы ознакомитесь с перечнем всех законов и постановлений, который имеется выше, вы можете удивиться: ведь стандартный срок хранения документов бухгалтерского учета не превышает пяти лет (ФЗ №402)! В то же время в нашей статье мы пишем о 10 годах и выше. Как такое может быть? К сожалению, в этом случае налицо плохая проработка нормативной базы, когда требования закона идут вразрез с реалиями. Поясним на примере.

Если вы являетесь даже простым индивидуальным предпринимателем, то легко можете столкнуться с ситуацией, когда налоговая инспекция требует предоставления документов, срок хранения которых уже истек (в соответствии с требованиями закона). В случае же ЗАО и ООО, годовой оборот которых может превышать десятки и даже сотни миллионов рублей, отсутствие даже каких-то маловажных бумаг может повлечь крупные неприятности.

К примеру, нередко требуются бумаги, подтверждающие правомерность истребования дебиторской задолженности. Не секрет, что на практике ее срок может исчисляться едва ли не десятком лет. Согласно закону, за то же время может быть уничтожено уже два комплекта бухгалтерских документов. Если компания действительно их утилизировала, она может понести крупные расходы. Как? Очень просто.

Если компания не сможет предоставить затребованные бумаги, придется пересчитывать налог на полученную прибыль (хотя ее вообще могло не быть), а также выплачивать крупные штрафы. Проще говоря, при определении сроков хранения нужно руководствоваться не столько требованиями закона (как это ни парадоксально), сколько реальной важностью того или иного документа для конкретной фирмы.

Конечно, срок хранения первичных бухгалтерских документов в любом случае должен быть максимально продолжительным, но даже многие счета-фактуры в определенных условиях нужно сохранять в архиве более 15 лет. Если у предприятия имеются какие-то должники, или же оно само кому-то должно, такие бумаги необходимо хранить постоянно, вне зависимости от требований ФЗ и постановлений.

Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.

Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.

Это интересно:  Заполнение больничного листа работодателем и врачом: скачать заполненный образец листка временной нетрудоспособности в word, правила оформления, инструкция 2019 год

Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).

Так как требований очень много, а их трактовка в различных законодательных актах и судебных решениях отличается разительным многообразием, то процесс хранения бумаг становится особенно сложным для ИП, так как у индивидуального предпринимателя нередко нет ни юридического образования, ни специально нанятых для разрешения таких вопросов специалистов. В этом случае необходимо обращаться в юридические компании при возникновении любых спорных ситуаций, если в их основе лежат бухгалтерские документы, сроки и порядок хранения которых в законодательстве четко не прописаны.

Обращаем внимание: чем более грамотно и совершенно налажен процесс архивного дела, тем с меньшим количеством проблем вам доведется столкнуться в дальнейшем.

Вот мы и рассмотрели основные сведения по срокам. Но как же организовать само хранение документов организации? Какие способы имеются?

Во-первых, можно создать собственный архив. В случае ИП и небольших ООО архивариусом нередко становится либо сам руководитель предприятия, либо специально нанятый работник. Самим архивом становится или специально выделенное помещение, или даже крупный сейф.

Но в последние годы куда более популярным становится обращение в специальные компании, которые специализируются на создании и хранении архивов. Они могут помочь как систематизировать уже имеющиеся хранилища, так и с нуля создавать новые. В случае компаний, которым особенно важно сохранить особенно ценные документы в полной безопасности, эти фирмы могут организовать их хранение в специально защищенных и особо охраняемых боксах.

Плюсом первого способа является полный ваш контроль над своими документами, да и дешевизна этого метода очевидна. К минусам относится уязвимость архива (далеко не у все есть средства на оборудование пожарозащищенной комнаты). Кроме того, далеко не у всех есть соответствующее юридическое образование для правильной организации хранения.

В число плюсов второго метода входит идеальная организация хранения, а также полная юридическая подготовленность сотрудников агентства. Отрицательной стороной является далеко не столь полный контроль над самим архивом руководства компании.

Вот мы и рассмотрели, какой срок хранения бухгалтерских документов предусматривается законодательными нормативами, а также требования, которые предъявляют к основным организационно-правовым формам бизнеса в этом случае.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню,

утвержденному приказом № 558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75

Реестр сведений о доходах физлиц

Трудовые договоры и личные карточки работников

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после ликвидации объекта

Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли

Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет

Индивидуальные сведения в ПФР на работников

Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная

Постоянно*.
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Это интересно:  Пустой бланк трудового договора 2019 год

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Сколько должна храниться документация?

Конкретные периоды для хранения документации

Сроки хранения общераспространенных

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Актуально на: 9 ноября 2018 г.

Виды бухгалтерских мы рассматривали в нашей отдельной консультации.

А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч.

3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Указывается, что сохранность первичных учетных, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Подробнее о том, сколько хранить документы налогового учета, налоговую отчетность и кадровые, мы рассказывали в отдельном материале.

О порядке уничтожения бухгалтерских и особенностях составления акта об уничтожении мы также рассказывали в нашей отдельной консультации.

13 и 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость Светлана Щепетильникова, эксперт журнала «Расчет» Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Документы Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов. Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати. Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23.

Разумеется, все сведения об уставном капитале, объемах вкладов, размерах уставной доли учредителей должны храниться на постоянной основе.

К перечню документов, которые также должны быть заархивированы на срок от 75 лет и больше, относятся бухгалтерские документы, которые могут быть использованы налоговыми организациями: сведения о доходности активов, ведомости о расчетах с акционерами, а также электронные носители, на которых имеются данные о поступлениях на счета организации средств в особо крупных размерах. Инфо

Сведения о расчетах с персоналом хранятся также 75 лет.

Прочие документы (выставляемые счета, гарантийные письма) имеют срок сохранения до 10 лет включительно.Бюджетные организации А каковы сроки хранения бухгалтерских документов в бюджетном учреждении? Как правило, особых требований к этому не предъявляется.

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч.

4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Подробнее о том, сколько хранить документы налогового учета, налоговую отчетность и кадровые документы, мы рассказывали в отдельном материале.

После закрытия счета необходимо уведомить налоговые органы и фонды в семидневный срок (считаются рабочие дни).

  • По передаче документации в специальные архивы согласно закона федерального № 125.
  • По уничтожению всех печатей и штампов, чтобы избежать дальнейшего использования в мошеннических целях (Разд. 7 мет. рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003)
  • Ликвидационная комиссия обладает всеми полномочиями по управлению делами, в том числе организации передачи документов на хранение, ликвидируемой организации.

Все подробности по организации хранения документации оформляются в акте – сроки хранения, места хранения, порядок обработки документов.

Если ликвидация была добровольной, следовало заранее заключить договор с архивом, чтобы передать на хранение все необходимые документы. В обратной ситуации передается для хранения в архив только кадровая документация.

После окончания процедуры ликвидации организации налогоплательщики обязаны обеспечить сохранность документации. О каких документах идет речь? К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы.

Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.

Закрытие предприятия по нормам Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей).

Заметки для индивидуальных предпринимателей Так как требований очень много, а их трактовка в различных законодательных актах и судебных решениях отличается разительным многообразием, то процесс хранения бумаг становится особенно сложным для ИП, так как у индивидуального предпринимателя нередко нет ни юридического образования, ни специально нанятых для разрешения таких вопросов специалистов.

В этом случае необходимо обращаться в юридические компании при возникновении любых спорных ситуаций, если в их основе лежат бухгалтерские документы, сроки и порядок хранения которых в законодательстве четко не прописаны.

Обращаем внимание: чем более грамотно и совершенно налажен процесс архивного дела, тем с меньшим количеством проблем вам доведется столкнуться в дальнейшем. Требования к организации архивного дела в компании Вот мы и рассмотрели основные сведения по срокам.

Что нужно сделать с 12 по 16 марта Чтобы не забывать о важных бухгалтерских делах, можно вести ежедневник, установить на свой смартфон специальную программу, которая будет напоминать о планах, или наклеивать на рабочий монитор исписанные заметками стикеры. Но проще всего, еженедельно читать наши напоминания.

Статья написана по материалам сайтов: advokat-burilov.ru, businessman.ru, nalog-nalog.ru, legion-development.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector