Имеет ли право работник на компенсацию при использовании своего личного имущества в интересах работодателя? 2019 год

Вопросы трудового права», 2012, N 2

Легальное понятие компенсаций не в полной мере отражает реалии сегодняшнего дня. В статье рассмотрены вопросы, связанные с выплатой компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя. Ключевые слова: компенсационная выплата, использование имущества работника, состав компенсации, интересы работодателя, износ (амортизация).

Статья 188 ТК РФ устанавливает особый вид компенсации за использование работником личного имущества в интересах работодателя. Поскольку эта статья является составной частью системы трудового законодательства и действует в связи с другими нормами, сначала определим ее место в этой системе. Совокупность норм трудового права, регулирующая исследуемые отношения, представляет собой правовой подинститут. Это подинститут подинститута «компенсации» института «гарантии и компенсации» [1, 43] отрасли «трудовое право». У него есть свой предмет правового регулирования — это отношения по использованию в интересах работодателя личного имущества работника. Кроме этого, на этот институт возложена задача по согласованию интересов сторон трудового договора, связанных с использованием работником личного имущества при осуществлении трудовой функции. А также он связан с нормами других отраслей права и находится как бы «на границе», проходящей между трудовым правом и другими отраслями, поскольку отношения по предоставлению личного имущества работника регулируются законодательством иных отраслей права. Целью установления компенсации является определение порядка возмещения работнику затрат, связанных с использованием его личного имущества в интересах работодателя.

Таким образом, рассматриваемая компенсация (в объективном смысле) является предметным функциональным пограничным подинститутом подинститута «компенсации» института «гарантии и компенсации» отрасли «трудовое право». Этот подподинститут представляет собой совокупность трудоправовых норм, регулирующих отношения, связанные с возмещением работнику затрат в связи с использованием личного имущества в интересах работодателя.

Можно также дать определение компенсации в субъективном смысле. В субъективном смысле — это предусмотренное трудовым законом право работника на возмещение затрат, связанных с использованием личного имущества в интересах работодателя.

Установим отличия компенсаций от гарантий. Для этого обратимся к ст. 164 ТК РФ, в которой даны легальные определения этих понятий. Гарантия — это средства, способы и условия, с помощью (посредством) которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 164 ТК РФ). Причем гарантийные способы и условия имеют неимущественный характер (например, сохранение прежнего рабочего места), а гарантийные средства — имущественный (обычно денежный) характер (например, выплата разницы в заработке). В гарантиях имущественного характера можно выделить гарантийные выплаты и гарантийные доплаты. Например, при сохранении части или полностью среднего заработка (выплата), а при выплате разницы в виде надбавки к заработку, полученному в неполном размере из-за простоя (доплата).

В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных как самим Трудовым кодексом, так и другими федеральными законами.

Наука трудового права дает следующее определение понятию: гарантийные выплаты — это предусмотренные законом выплаты за периоды, когда работник по уважительным причинам фактически не исполнял своих трудовых обязанностей. Гарантийные выплаты установлены в целях охраны материальных интересов работников и недопущения снижения их заработной платы [2, 410].

Как видно из этого определения, основная цель гарантийных выплат конкретная — охрана материальных интересов работника в периоды, когда он не работал и не мог получать средств к существованию не по своей вине. При этом цель выплаты гарантийных средств не пересекается с выплатами компенсационного характера, которым в этом же учебнике дано следующее определение: компенсационными называются выплаты, которые имеют целью возместить (компенсировать) работнику расходы, связанные или с выполнением им трудовых обязанностей, или с переездом при переводе и приеме на работу в другую местность. Эти выплаты производятся также при командировках, направлении на работу после окончания соответствующих профессиональных учебных заведений, использовании работником принадлежащих ему инструментов, транспортных средств и иного имущества при выполнении трудовых обязанностей. Компенсационные выплаты в ряде случаев производятся в сочетании с гарантийными выплатами [2, 417].

Таким образом, характерной особенностью компенсации, отличающей ее от гарантии, является цель выплаты: возмещение работнику понесенных им затрат (того, что израсходовано или предстоит истратить) в процессе исполнения трудовых или иных обязанностей. В ТК РФ к таким бесспорным случаям применения компенсации (помимо исследуемой) отнесено, например, возмещение расходов в связи с командировками (ст. 168 ТК РФ) и при переезде на работу в другую местность (ст. 169 ТК РФ). Следовательно, компенсации носят возмездный характер и связаны с выполнением трудовой функции [3, 449].

Это позволяет выделить три разделяющих их признака. Во-первых, гарантийные выплаты носят безвозмездный характер, а компенсации — возмездный. Гарантийные выплаты либо осуществляются в целях материальной поддержки работника в период его лишения полностью или в части средств к существованию, либо служат оплатой за неудобства, в частности за незапланированные организационные хлопоты по восстановлению нарушенных прав работника, например, в связи с его незаконным увольнением. Компенсации выплачиваются работнику за уже понесенные расходы (например, ст. 188 ТК РФ) или за предполагающиеся расходы (например, ст. 169 ТК РФ). Но в любом случае работник обязан подтвердить эти расходы.

Во-вторых, выплаты гарантий связаны с нерабочим временем, например сохранением части заработка в связи с занятостью общественно полезным делом или отдыхом (ст. 114 и ч. 3 ст. 176 ТК РФ). А выплаты компенсаций связаны (1) с трудовой функцией или (2) с ее выполнением. При этом выплата компенсации производится из средств работодателя (например, ст. ст. 168 и 169 ТК РФ). Если же они связаны с исполнением работником государственной или общественной обязанности, то потери заработка компенсирует уже не работодатель, а соответствующий государственный орган или общественное объединение, привлекшие работника (например, ч. 2 ст. 170 ТК РФ).

В-третьих, поскольку это не доходы работника, а расходы, то они не облагаются налогом (налогом на доходы физических лиц).

Несмотря на то что законодатель специально не дал определения рассматриваемой компенсации, его можно без особых усилий вывести, опираясь на общее определение компенсации (ч. 2 ст. 164 ТК РФ) исходя из места указанной компенсации в системе гарантий и компенсаций, установленной разд. 7 ТК РФ (что и будет сделано впоследствии).

При выборе термина для обозначения рассматриваемой компенсации следует обратить внимание на заголовок ст. 188 ТК РФ, который тоже является одним из средств выражения содержания юридических норм указанной статьи. Поэтому, используя заголовок, можно предложить следующий термин для обозначения рассматриваемой компенсации: «компенсация за использование работником личного имущества в интересах работодателя». Или сокращенно: «компенсация за использование имущества работника».

Встречаются утверждения, что рассматриваемая компенсация включает в себя два вида выплат: за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества [6, 388]. Однако это не так, она может включать в себя три элемента. Чтобы определить состав компенсации, воспользуемся приемами грамматического толкования. Слово «также» употребляется в качестве присоединительного союза и означает равным образом, одновременно, вместе с тем. Обратим внимание на то, что запятая в диспозиции после слова «использование» означает перечисление. Следовательно, расходы являются третьим (наряду с платой за использование и износ), относительно самостоятельным элементом (поскольку они всегда связаны с первым и (или) вторым элементом компенсации), за который устанавливается компенсация.

При этом договорное регулирование относится ко всем трем элементам, составляющим единую компенсацию, величина которой представляет собой сумму трех этих элементов (п. 4) .

Письмо от 21.07.1992 N 57 Минфина России «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (зарегистрировано в Минюсте России 22.07.1992 N 13).

Интересно мнение на этот счет налоговой службы. В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ Правительством РФ были установлены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относились к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1) . Этот документ сферу регулирования трудовых отношений прямо не затрагивал, а регулировал отношения между предпринимателем (работодателем) и налоговым органом по поводу льгот по налогообложению. Однако его толкование налоговыми органами призвано было помочь в выяснении состава компенсации, предусмотренной ТК РФ. Согласно разъяснениям МНС России выплаты компенсаций за использование личного автомобиля, превышающие эти предельные нормы, а также за парковку автомобиля, его ремонт, покупку горюче-смазочных материалов являлись объектом налогообложения. То есть спустя два года к расходам, включенным в автомобильную компенсацию, добавилась плата за парковку автомобиля. Принимая во внимание разъяснения налоговых органов (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 31.07.2003 N 27-08н/42412 «О порядке налогообложения компенсационных выплат за использование работником личного имущества», а также Письмо от 27.05.2003 N 27-08а/28297), можно сделать вывод, что с 1 февраля 2002 г. компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора, подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ и налогообложению не подлежит.

Это интересно:  Какими налогами облагаются выплаты по больничному листу 2019 год

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» // СЗ РФ. 2002. N 7. Ст. 691.

Таким образом, в предельных размерах компенсации работнику уже было учтено возмещение всех затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, стоимость горюче-смазочных материалов, а также расходы на техническое обслуживание, ремонт и парковку).

Результат толкования: рассматриваемая компенсация может включать в себя три составляющие: 1) плата за использование; 2) плата за износ (амортизацию); 3) возмещение расходов, связанных с использованием и (или) износом.

Согласно легальной дефиниции, установленной в ч. 2 ст. 164 ТК РФ, применительно к нашему случаю можно дать следующее определение: компенсация за использование имущества работника (как разновидность компенсационной выплаты) — это денежная сумма, установленная по соглашению сторон трудового договора, выплачиваемая работодателем и направленная на возмещение расходов работника, возникших в процессе труда и связанных: 1) с использованием потребляемых вещей (материалов и сырья); 2) с износом непотребляемых вещей (инструмента, машин и оборудования); 3) со связанными с этим (использованием и (или) износом) расходами. Причем при использовании потребляемых вещей они либо перерабатываются, либо из них изготавливаются другие вещи. Имущественные права (например, исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности) могут только использоваться, но они не потребляются.

Отличительные черты компенсации за использование имущества работника в интересах работодателя от других компенсационных выплат, предусмотренных ТК РФ:

  • это денежная выплата, в отличие от натурального возмещения;
  • она направлена на возмещение затрат, связанных с исполнением трудовых, а не общественных обязанностей;
  • выплачивается работнику работодателем, а не сторонней организацией;
  • выплачивается работнику за уже понесенные расходы, а не авансом;
  • устанавливается за использование и (или) износ личного имущества работника, а также возмещаются расходы, связанные с использованием такого имущества;
  • размер компенсации всегда устанавливается по соглашению сторон трудового договора, а не по каким-либо тарифам или расценкам.

Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» // СЗ РФ. 2009. N 30. Ст. 3739.
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (в ред. Федерального закона от 25.11.2009 N 276-ФЗ) // СЗ РФ. 2009. N 30. Ст. 3738; N 48. Ст. 5726.

Компенсация надомникам должна включать в себя условия по обязательному возмещению дополнительных расходов, связанных с особенностями работы на дому, которые включают в себя организацию рабочего места надомника и использование таких видов имущества, как газ, электрическая энергия, вода. Поскольку тарифы ЖКХ пересматриваются каждый год, то в трудовом договоре (соглашении) должен быть установлен механизм индексации расходов на ЖКХ. В этой связи следует отметить, что интенсивность износа зависит от нормы выработки. Поэтому в отдельных случаях следует предусматривать поправочный коэффициент.

Проведем сравнительный анализ законодательства стран ближнего зарубежья и России, регулирующего использование личного имущества работника в интересах работодателя. Результаты представлены в таблице.

Случается, что работники организации при выполнении своих трудовых обязанностей, используют свое личное имущество. Особенно это характерно для тех сфер, где возможно применение надомного труда. Например, организация, занятая в легкой промышленности, может использовать труд надомниц, которые для выполнения работы используют свое имущество: швейную или вязальную машину. Другим примером является использование сотового телефона или личного автомобиля, например, такими работниками как снабженцы, торговые агенты, курьеры и тому подобное.

При использовании работником собственного имущества для служебных целей, работодатель обязан возместить физическому лицу все расходы, связанные с использованием этого имущества. Однако такая обязанность работодателя возникает лишь в том случае, если использование личного имущества работника осуществляется с согласия или ведома работодателя.

Согласно статье 188 ТК РФ:

«При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

Как видим, из положений статьи 188 ТК РФ следует, что если имущество используется без согласия работодателя, то требовать возмещения работник не вправе.

Действующим законодательством нормы компенсации работникам за использование собственного имущества в производственной деятельности организации не установлены. Однако статье 188 ТК РФ указывает, что размер компенсации и размер возмещения расходов определяются на основании положений трудового договора с работником. Поэтому, составляя такой договор, работодатель и работник согласовывают стоимость используемого имущества, срок его полезного использования (эти данные необходимы для определения размера компенсации указанного имущества), а также определяют размер возмещения работодателем расходов, осуществленных работником при использовании личного имущества в производственных целях.

В бухгалтерском учете расходы организации по выплате компенсации за износ имущества и иные расходы, связанные с его использованием, в соответствии с пунктом 5 Приказа Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (далее – ПБУ 10/99) представляют собой расходы по обычным видам деятельности.

В целях исчисления налога на прибыль указанные суммы, выплачиваемые на основании трудового договора, в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ относятся к расходам на оплату труда.

При выплате работнику сумм компенсаций за износ личного имущества, используемого в производственных целях, у организации-работодателя могут возникать налоговые риски. Объясним, что имеется в виду. Дело в том, что и глава 23 «Налог на доходы физических лиц», и глава 24 «Единый социальный налог» НК РФ, регулирующие исчисление и уплату указанных налогов, предусматривают освобождение от налогообложения различных сумм компенсационных выплат. Обратимся, например, к главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. В пункте 3 статьи 217 НК РФ прямо указано, что не подлежат налогообложению компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая проезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Но, освобождая компенсационные выплаты от налогообложения, НК РФ вводит дополнительное условие – суммы компенсационных выплат не должны превышать нормы, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Выше мы отметили, что законодательно такие нормы не установлены. Исключение касается лишь норм компенсаций за использование личных легковых автомобилей, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление №92). При этом заметим, что нормы компенсаций за использование личных автомобилей приняты в целях налогообложения прибыли, и применение их в отношении других налогов, в частности в отношении НДФЛ и ЕСН, вряд ли правомерно.

На наш взгляд, такие выводы финансовых органов в отношении налогообложения НДФЛ сумм компенсационных выплат не совсем правомерны. ТК РФ прямо указывает, что размеры компенсаций и возмещаемых расходов устанавливаются сторонами трудового договора самостоятельно, что позволяет их признать нормами, установленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. А это означает, что указанные суммы компенсаций должны освобождаться от НДФЛ.

Но, как мы уже отметили, в связи с тем, что и налоговые органы, и работники Минфина, занимают другую позицию, и доказывать свою правоту налогоплательщику придется только в суде.

Порядок исчисления ЕСН установлен главой 24 НК РФ. Отметим, что в отношении компенсаций налоговое законодательство по ЕСН содержит порядок аналогичный НДФЛ. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению:

«все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации)…».

То есть ситуация по ЕСН аналогичная – несмотря на отсутствие законодательно установленных норм ЕСН на размер компенсации не начисляется.

Кроме того, на сумму выплачиваемой компенсации не следует начислять и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Данное положение вытекает из пункта 2 статьи 10 Федерального закона №167-ФЗ:

«Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные главой 24 «Единый социальный налог» Налогового кодекса Российской Федерации».

Следовательно, на эти выплаты не начисляются и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Это интересно:  Обжалование приговора: процедура, сроки 2019 год

А вот в отношении взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве ситуация несколько иная. С суммы компенсации (в части превышения) организация должна начислить взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это вытекает из пунктов 3 и 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2000 года №184 (далее – Правила начисления).

Тогда в учете ООО «Р» выплата компенсации работнице за износ швейной машины отражается следующим образом:

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. [1]

Компенсация за использование личного имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.

Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов и проч.).

  • 4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов.
  • 5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма такого соглашения является обязательной.
  • 6. В комментируемой статье отсутствует указание на соотношение размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.

В настоящее время централизованно не установлен ни один из видов таких компенсаций. Компенсации на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных организаций и научным работникам, имеющим ученую степень, которая была установлена до 1 сентября 2013 г., в соответствии с п. 11 ст. 108 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с 1 сентября 2013 г. включены в состав должностных окладов педагогических работников.

В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

7. Предельные нормы компенсаций за использование личного автотранспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения, в настоящее вре- 428

мя утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 и составляют при использовании легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц, мотоциклов — 600 руб. в месяц. Если же размер компенсации установлен выше, соответствующие суммы при исчислении налога на прибыль организации в расходы, связанные с производством и реализацией, не включаются.

  • [1] Комментируемая статья устанавливает, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется. 2. В соответствии с комментируемой статьей компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена вдвух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться. 3. Комментируемая статья предусматривает два вида выплат: компенсацию заиспользование личного имущества работника и возмещение расходов, связанныхс использованием имущества работника.

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

  • инструмента,
  • личного транспорта,
  • оборудования,
  • других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

  • все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

  • стоимость имущества,
  • что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
  • факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
  • работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
  • организация оформляет маршрутные листы.
Это интересно:  Производство крахмала как бизнес 2019 год

*Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

  • не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

  • Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
  • Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.

*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

  • легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
  • свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
  • мотоциклы – 600 рублей.

*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»

Статья написана по материалам сайтов: wiseeconomist.ru, www.audit-it.ru, studref.com, www.klerk.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий