Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной? 2019 год

При решении некоторых производственных вопросов возникает необходимость в загранкомандировках. В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка сотрудника по приказу руководителя для выполнения должностных обязанностей за пределами места работы трактуется как служебная командировка. Её полагается оформить по закону, выдать сотруднику суточные командировочные и оплатить расходы. Выезд по подобным вопросам за пределы РФ считается зарубежной командировкой. С 2017 года правила оформления командировки за границу значительно упростились.

Руководитель должен знать, что в зарубежную командировку можно послать не каждого сотрудника, в этом плане закон устанавливает ограничения. Следующие категории работников нельзя командировать за границу:

  • беременных;
  • граждан с инвалидностью, связанной с ограничениями на разъездную деятельность;
  • не достигших совершеннолетия, за исключением людей творческих профессий, например, на время осуществления съёмок;
  • работников, находящихся в учебном отпуске, если только поездка не имеет связи с учёбой.

При условии согласия сотрудников разрешается отправлять в командировку за границу:

  • одиноких отцов;
  • одиноких родителей малолетних детей до 5 лет;
  • работников, у которых находятся на иждивении дети с инвалидностью;
  • попечителей или опекунов несовершеннолетних;
  • Сотрудники, на которых возложена обязанность ухода за тяжелобольными родственниками.

Поводом для командировки за рубеж обычно бывает приглашение на международную конференцию, выставку или производственная необходимость.

Чтобы правильно оформить документы, существует пошаговая рекомендация:

  • докладная генеральному директору компании от руководителя структурного подразделения, в которой излагается необходимость отправить сотрудника в заграничную командировку;
  • составление приказа (распоряжения), в этом документе указываются сроки, задачи и цели, а также место назначения — название страны, подробного адреса организации;
  • оформление и выдача командировочного удостоверения для стран СНГ;
  • подпись командированного на приказе о зарубежной командировке;
  • авансовые выплаты в соответствии с расчётами расходов в командировке.

Работодатель издаёт приказ по установленной форме Т-9, если командируется один сотрудник и Т-9а, если отправляются в поездку несколько сотрудников.

Кроме приказа, если в этом есть необходимость, составляется служебное задание (унифицированная форма NТ-10а). По закону раньше это было обязанностью, а с 2016 года — действие добровольное.

Кадровики делают специальные пометки в Книге учёта командировок, уточняя конкретные даты. В табеле также отмечаются командировочные дни кодом «К» или «06».

Иногда составляется задание о служебной командировке, хотя эта форма на данный момент не является обязательной.

В законодательстве РФ произошли изменения касательно положения о командировках, в частности отменена необходимость выдачи командировочного удостоверения для дальнего зарубежья. Теперь это является главным отличием от поездок по российской территории и странам СНГ. Законодатели сочли бессмысленным нагромождением лишних документов, ведь в паспорте и так проставляется отметка о пересечении границы с указанием всей необходимой информации (даты и названия страны). По окончании командировки к отчёту прилагаются копии тех страниц паспорта, где указаны данные отметки. Наличие билетов на поездку туда и обратно также станет доказательством пребывания в зарубежной командировке.

Командировочное удостоверение нужно тогда, когда в загранпаспорт не ставится отметка о пересечении границы. Это касается поездок по России и странам СНГ.

Процесс подготовки к командировке за рубеж требует строгой последовательности:

  • оформить визу. Это можно сделать самому или обратиться в компанию, предлагающую подобные услуги;
  • забронировать номер в гостинице принимающей страны;
  • подготовить необходимый пакет документов;
  • рассчитать расходные средства, положенные для заграничной командировки;
  • за дни командировки начислить среднюю зарплату;
  • оплатить НДФЛ и все внебюджетные фондовые взносы на командировочные расходы.

Руководитель должен подробно изучить и вникнуть в суть приглашения от зарубежной компании. Важный момент в принятии решения заключается в финансовых возможностях предприятия. Если принимающая сторона заинтересована в присутствии данного сотрудника (это может быть полезный обмен опытом), иногда она берёт на себя часть командировочных расходов.

Если у работника, которого планируется отправить за рубеж, нет заграничного паспорта, следует предусмотреть расходы на его оформление. В ОВиР должен обратиться сам сотрудник, он оплачивает все госпошлины и сохраняет квитанции об оплате. После этого он предъявляет их в бухгалтерию компании и получает потраченные на оформление паспорта деньги.

До 2016 года существовали ограничения по срокам командировки за рубеж. На данный момент она может продолжаться столько, сколько требуется для решения производственных вопросов компании. На предприятиях разрабатываются положения о командировках, где уточняются некоторые специфические моменты, в частности, их продолжительность.

Длительность служебной поездки за рубеж аргументируется следующими моментами:

  • экономическая обоснованность (результаты командировки благотворно отразятся на финансовых показателях);
  • документы с расчётами получения более высоких доходов.

Работодатель, отправляющий в сотрудника за границу, должен учитывать, что если командировка продлится более чем 183 дня в пределах 12 месяцев, придётся выплатить налог с начисленных расходов в размере 30%, а не 13%.

Перед отъездом работника бухгалтер готовит смету, содержащую следующие статьи расходов, после чего выдаёт работнику аванс:

  • расходы на проезд к пункту назначения и возвращение обратно;
  • оплата гостиничного номера или аренды снятого жилья;
  • размер суточных;
  • стоимость медицинской страховки;
  • стоимость перевозимого багажа до 30 килограммов;
  • услуги телефонной связи;
  • оформление визы;
  • получение заграничного паспорта;
  • затраты на обмен валюты.

Разработанная смета прилагается к расходному ордеру, на её основе рассчитывается размер аванса, который желательно выдать в валюте страны, куда отправляется работник.

Чтобы правильно рассчитать затраты на загранкомандировку, берётся во внимание количество дней во время проезда по России и с момента въезда на территорию зарубежного государства, что будет отмечено представителями таможни.

Строго соблюдая положения законов о валютном регулировании, сотруднику может быть выдана иностранная валюта под отчёт.

За основу берётся курс обмена, который определён на день списания затрат. Для выдачи работнику необходимой суммы в валюте, её следует заранее закупить. Кроме иностранных денег, командировочному могут выдать и российские рубли, которые при необходимости он может сам обменять. При сдаче авансового отчёта, если не все наличные деньги были потрачены, они возвращаются в кассу предприятия.

Валюту расчёта работодатель определяет своим решением. Это могут быть деньги страны назначения или, для удобства, доллары или евро.

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник. В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись. Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Это интересно:  Медосмотр в частной клинике 2019 год

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?

Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.

Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Чтобы использовать штатного сотрудника для решения служебных вопросов за границей, оформляются документы на командировку. Их состав будет существенно шире, чем при служебных поездках в пределах РФ, а условия компенсации затрат и выплаты суточных характеризуются особыми правилами.

Это интересно:  Льготы малоимущим семьям: кому положены, инструкция по получению 2019 год

В этом материале разберем, какие документы должен оформить работодатель, и какие нюансы нужно учесть при направлении в заграничную командировку.

Решение вопросов, связанных с текущей деятельностью предприятия, может сопровождаться служебными поездками. Если поездка происходит за пределы населенного пункта или за границу РФ, необходимо учитывать правила оформления командировок. Для правильно оформления бланков и форм на заграничную командировку нужно учитывать следующие нормативные акты:

  • ТК РФ – базовый акт в сфере трудового права, чьи положения распространяются на все категории работников в России;
  • Постановление Правительства № 749 – регламентирует порядок оформления документов и расчета командировочных выплат;
  • Постановление Правительства № 812 – устанавливает предельные нормативы суточных в иностранной валюте, в зависимости от государства;
  • Федеральный закон № 173-ФЗ – определяет правила приобретения, хранения, использования и перевоза иностранной валюты.

Цель зарубежных командировок должны быть связана с текущей деятельностью предприятия:

  • оформление договорных отношений с иностранными контрагентами;
  • проведение переговоров, совещаний, встреч и т.д.;
  • представительство интересов компании в судебных инстанциях, международных учреждениях, иных ведомствах и предприятиях;
  • поездка в структурное подразделение компании, расположенное в другой стране.

Для служебных поездок в пределах России запреты и ограничения для направления в командировку могут устанавливаться только в ТК РФ. В отношении зарубежных поездок нужно учитывать дополнительные требования:

  • не может быть направлен в командировку специалист, не имеющий заграничного паспорта, либо при истечении срока действия указанного документа;
  • для пересечения границы другой страны требуется оформление визы, если международным соглашением между РФ и иностранных государством не предусмотрен безвизовый порядок перемещения;
  • если в отношении гражданина вынесен запрет на пересечение границы (например, при проведении исполнительного производства по алиментам или при банкротстве), выехать за пределы РФ он не сможет.

Указанные дополнительные ограничения могут существенно повлиять на решение руководства по персональному составу командированных сотрудников. Оформление загранпаспорта и визы может занять от нескольких дней до нескольких недель, что также нужно учитывать при планировании служебных поездок за рубеж. Снятие судебного запрета или ограничения на выезд может оказаться невозможным, поэтому руководитель предприятия должен заблаговременно уточнить о возможности направления в командировку конкретного сотрудника.

Нужно учитывать и общие ограничения для направления в служебные поездки – они зафиксированы в ТК РФ. Не допускается направление в поездку сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном. Для служебных поездок беременных женщин, либо лиц с детьми до трех лет, нужно получить от них письменное согласие на направление в командировку. Дополнительные запреты и ограничения могут быть связаны с наличие допуска к секретным сведениям, государственной тайне и т.д.

По правилам ТК РФ и Постановления № 749? направление в служебную поездку сопровождается оформлением документов на предприятии, а также отчетом сотрудника после возвращения из командировки. С учетом дополнительных требований для поездок за пределы РФ, работодателю предстоит учесть курсы иностранной валюты для выплаты суточных и компенсации затрат.

Поскольку зарубежная командировка оформляется по общим правилам ТК, руководству предприятия необходимо составить и утвердить следующие документы:

  • служебную записку с обоснованием предстоящей поездки – этот документ может составить непосредственный руководитель сотрудника, либо иной специалист предприятия;
  • приказ о служебной командировке – с указанием цели поездки и ее продолжительности;
  • доверенность – если необходимо представлять интересы предприятия в официальных ведомствах и структурах, либо при совершении юридически значимых действий;
  • командировочное удостоверение, которое выдается для отметок о дате прибытия и убытия в пункт назначения – этот документ не является обязательным для зарубежных командировок, однако позволяет точно зафиксировать все обстоятельства служебной поездки.

Если для зарубежной поездки нужно оформить загранпаспорт, сотрудник должен самостоятельно обратиться в миграционный отдел МВД (получение этого документа через представителя по доверенности не допускается). Виза необходима для пересечения и законного пребывания российского специалиста на территории другой страны, для ее получения нужно учитывать следующие правила:

  • в большинстве случаев, необходимо получить рабочую визу – для этого нужно получить официальное приглашение от зарубежного партнера, вызов из судебного органа и т.д.;
  • визирование проходит в дипломатических представительствах – оплата визовых сборов является обязанностью работодателя, а процедура получения указанного разрешения может затянуться на несколько недель;
  • рабочая виза имеет ограниченный период действия – служебная поездка по просроченной визе невозможна, а при выявлении таких фактов в период командировки может последовать принудительное выдворение.

После завершения командировки сотрудник обязан отчитаться об ее продолжительности, а также о выполнении служебного задания. Для этого нужно представить командировочное удостоверение с заполненными датами, загранпаспорт с отметками о датах пересечения границы РФ, проездные документы, а также платежные бланки и формы.

Документы, составленные на иностранном языке (например, платежные формы из гостиницы), могут быть приняты работодателем только при их переводе. Для официального удостоверения перевода нужно обратиться в нотариальную контору. Допускается принятие документов к отчету без нотариального перевода, если такое правило указано в локальных актах предприятия.

С 2017 году сняты ограничения по продолжительности командировок – эти сроки может устанавливать руководитель предприятия, с учетом служебной необходимости. Однако на практике период служебной поездки ограничен сроком действия визового разрешения, так как пребывание на территории иностранного государства при отсутствии или просрочке визы является нарушением миграционных требований.

Для расчета суточных важное значение будет иметь момент пересечения границы РФ. При выезде за пределы России день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в иностранной валюте. При въезде на территорию РФ, день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в рублевом эквиваленте.

С учетом всех дополнительных нюансов, направление сотрудника в заграничную командировку происходит по следующим этапам:

  • составление служебной записки и определение необходимости командировки за пределы РФ;
  • установление круга сотрудников, имеющих возможность отправиться в служебную поездку;
  • оформление визового разрешения;
  • издание приказа по предприятию, доведение его до сотрудника;
  • выдача командировочного удостоверения, денежных средств в виде аванса и т.д.;
  • поездка и выполнение служебного задания;
  • представление работодателю отчетных и подтверждающих документов о поездке;
  • окончательный расчет по суточным и возмещению расходов.

Служебная командировка за границу: как доказать связь с деятельностью предприятия расскажет это видео:

За каждый день пребывания в командировке сотрудник будет получать суточные. Их расчет происходит по следующим правилам:

  • дни командировки, во время которых сотрудник фактически был на территории РФ, оплачиваются в размере 100 руб. в сутки (например, на время проезда до аэропорта или при движении поезда по территории РФ);
  • начиная со дня пересечения границы РФ, суточные выплачиваются в долларах США в размере, указанном в Постановлении № 812 (например, для командировки в США расчет происходит по ставке 72 доллара в сутки);
  • для расчета по суточным используется официальный курс Центробанка РФ.
Это интересно:  Ст 195.3 ТК РФ 2019 год

Возмещению подлежат расходы на проезд по территории РФ и иностранного государства, перелет авиатранспортом, проживание в гостинице и т.д. если платежные документы содержат суммы в иностранной валюте, они также пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ.

При расчете суточных нужно учитывать правило — суммы свыше 2500 руб. (при выплате за период нахождения в другом государстве) и суммы свыше 700 руб. (при передвижении в РФ) в день будут облагаться НДФЛ. Расчеты по проезду, проживания и суточным в зарубежной командировке будут происходить следующим образом:

  • Дб50 субсчет «Доллары США»/Кр52 – для получение валюты в кассу предприятия;
  • Дб71/Кр50, субсчет «Доллары США» — для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте;
  • Дб50/Кр71, субсчет «Доллары США» — возврат неизрасходованных сумм.

Кроме того, отдельными операциями отражается положительная или отрицательная курсовая разница при обмене иностранной валюты. Для бухгалтерского учета и проводок всех операций, связанных с командировкой за границу, используются первичные платежные документы с полным переводом всех строк.

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ь п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

  • работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ы ст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

  • работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет а подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить их ст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов — они покрываются за счет суточны х п. 11 Положения № 749 .

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
  • работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Статья написана по материалам сайтов: ideamaniya.ru, online-buhuchet.ru, 1c-vdruk.ru, glavkniga.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий