+7 (499) 928-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Командировочные на карту сотрудника: правила перечисления, можно ли и как перечислить деньги на зарплатную карточку, назначение платежа в платежке 2019 год

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Можно ли деньги на командировку перечислять на зарплатные карты работников.
  2. Какие документы оформить, чтобы можно было свободно перечислять деньги на карточку.
  3. Как подтвердить, что сотрудник потратил командировочные деньги по назначению.

Если у вас упрощенка» с объектом «доходы».

Данная статья будет интересна всем работодателям, отправляющим своих сотрудников в командировку, в том числе и вам.

Чаще всего работодатели, отправляя своих сотрудников в командировку, выдают им наличные деньги на питание, проживание и прочие расходы. При этом оформляется расходный кассовый ордер на определенную сумму. Однако не всем это удобно. Сейчас все больше фирм, перечисляющих зарплату на карточки. И денег в кассе может просто не быть, потому что многие работают по безналичному расчету. Можно ли в таких случаях перечислять командировочные так же — непосредственно на зарплатную карту сотрудника? Ответ на этот вопрос долго был не ясен. Потому как однозначного запрета на подобные действия в нормативных документах нет, но и разрешений тоже. В такой ситуации бухгалтеры были вынуждены самостоятельно решать, как им быть, перечисляя деньги на зарплатную карту на свой страх и риск.

Важное обстоятельство. Перечислять командировочные на зарплатные карты сотрудников можно после того, как такая процедура будет закреплена внутренним документом. Например, об учетной политике.

Перечислять командировочные деньги на зарплатные карты сотрудников можно, только если такая возможность предусмотрена условиями договора, заключенного с банком. Например, там может быть прописано, что подотчетные средства, в том числе командировочные, перечисляются на зарплатную карту (п. 2.5 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П). А если условиями договора с банком предусмотрено только перечисление зарплаты на карту, то перевод туда других сумм будет противоречить правилам ее использования. И может быть расценен как заработная плата. Тогда потребуется уплата НДФЛ, или же банк вовсе не пропустит подобный платеж.

Не помешает и распоряжение руководителя о перечислении работнику аванса на командировку на его личную карту. Необходимость этого документа подтверждена судом (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007). Ну и, конечно, у вас в наличии должны быть все документы, обосновывающие назначение платежа: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и пр. А чтобы налоговики и сотрудники внебюджетных фондов не расценили перечисленные на карту работника деньги как зарплату, всегда указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы». Такое же основание поможет банку пропустить платеж.

На заметку. Чтобы банк пропустил платежку с суммой командировочных на зарплатную карту сотрудника, не забудьте указать в назначении платежа «на командировочные расходы».

Подтверждением тому, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами. Для удобства можно разработать свою форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Нюансы, требующие особого внимания. Аванс на командировку можно перечислять на зарплатную карту сотрудника. Главное, чтобы такая возможность была предусмотрена договором банка, а сам порядок был закреплен внутренним документом. Например, учетной политикой.

В платежке банка на перечисление аванса нужно указать назначение платежа «на командировочные расходы».

Эксперт журнала «Упрощенка»

В прошлых номерах мы подробно рассмотрели порядок бюджетного учета командировочных расходов как при командировках по России, так и при заграничных командировках.

Однако мы намеренно не затрагивали вопрос об оплате командировочных расходов с помощью банковских (пластиковых) карт, хотя в последнее время на практике такая схема получает все большее распространение, особенно при заграничных командировках. Ведь гораздо удобнее не выдавать подотчетные суммы наличными деньгами (в том числе и в наличной иностранной валюте), а перечислять необходимые суммы на карточные банковские счета работников.

Этому вопросу будет посвящена наша сегодняшняя статья.

Возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, подтверждается, в частности, Письмом Центрального банка РФ от 24.12.2008 N 14-27/513.

Конечно, во избежание возможных спорных ситуаций — например, чтобы ревизоры и налоговые инспекторы не посчитали, что перечисленная на счет работника сумма является заработной платой (подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами), а не возмещением командировочных расходов — учреждению следует прописать возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке (с использованием банковских карт сотрудников) во внутренних документах (в локальных нормативных актах), например в Положении о командировках, или в Положении о расчетах с подотчетными лицами, или в коллективном договоре.

Кстати, в том же Письме Центрального банка РФ подчеркивается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, у банка нет оснований не пропускать такой платеж.

Да и судьи тоже подтверждают возможность использования личных счетов работников. Например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007 судьи не согласились с налоговыми инспекторами, решившими, что, раз денежные средства перечислялись на «зарплатную» банковскую карту работника организации и снимались с нее, данные выплаты надо считать заработной платой, и, соответственно, доначислившими ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы. Поскольку организация представила авансовые отчеты на часть данных выплат и приходный кассовый ордер на возврат части неизрасходованного аванса, а также приказ директора, разрешающий выдачу денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица, и, кроме того, так как платежные поручения на перечисление денежных сумм не содержали указания на то, что это заработная плата, суд пришел к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных обществом работнику, заработной платой работника.

Конечно, применение подобной схемы приведет к тому, что записи в бюджетном учете будут отличаться от тех, которые составляются при выплате аванса на командировочные расходы наличными деньгами.

Этот порядок применим и в случае, когда аванс выплачивается наличными деньгами, и в ситуации, когда выплата аванса на командировочные расходы производится путем безналичного перевода средств на банковский карточный счет работника (например, на его зарплатную карту).

Значит, для получения аванса работник должен написать заявление на имя руководителя бюджетного учреждения, который в свою очередь санкционирует выдачу аванса путем перечисления денег на карточку, что и исполняет бухгалтерия.

Перечисление аванса на командировочные расходы на карточный банковский счет работника (в безналичном порядке) при подобной схеме расчетов отражается следующими записями:

Правила заполнения платежного поручения на зарплату – образец платежки для выплаты на карту работника

Большинство предприятий при выборе способа оплаты вознаграждения за труд персоналу отдают свои предпочтения безналичным расчетам.

Для сотрудников данный вариант получения зарплаты является наиболее удобным, нет необходимости получения наличности в кассе компании.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно!

Для сотрудников бухгалтерии безналичная форма имеет много положительных моментов, сам процесс расчета с работниками является более облегченным.

Трудовое законодательство обязывает выплачивать зарплату своим подчиненным не реже одного раза в пол месяца, как правило, 30 число — выплата аванса за текущий месяц, 15 число следующего месяца — итоговый расчет за месяц.

Перевод зарплаты трудящихся на их расчетные счета совершается при помощи платежного поручения. Следует запомнить, что день зачисления средств на счета подчиненных является днем выплаты вознаграждения за работу.

Платежный документ для перевода заработной платы персоналу несложный в заполнении, но при направлении его в кредитное учреждение необходимо придерживаться требований:

  • в поле «получатель платежа» фиксируются реквизиты банка, обозначенного в соглашении между банком и компанией, номер расчетного счета в соответствии с подписанным зарплатным проектом;
  • в поле «сумма платежа»прописывается сумма, рассчитанная бухгалтерией для перечисления аванса или окончательного расчета по зарплате;
  • в поле «назначение платежа» отражается период осуществления денежного перевода, к примеру, «перечисление аванса (заработной платы за первую половину месяца) за ноябрь 2018 года согласно ведомости №56 от 15 декабря 2018 года».

В качестве неукоснительного приложения к платежному поручению выступает реестр с указанием сумм по каждому сотруднику.

Если требуется перечислить зарплату только одному подчиненному, то заполнение платежного документа немного отличается:

  • в назначении платежа делается отметка о характере выплаты (заработная плата за август 2018 года Иванову М.А.), номер лицевого счета, полагающаяся сумма к выплате;
  • в поле получатель обозначается ФИО сотрудника;
  • в графе счет получателя указывается счет сотрудника в кредитном учреждении.
Это интересно:  Правила присвоения спортивных разрядов в художественной гимнастике 2019 год

Так выглядит образец:

Значение «очередность платежа» обозначает последовательность исполнения кредитным учреждением указаний клиента о списании денежных активов со счета владельца.

Клиент может одновременно направить несколько платежек, также надзорные органы при наличии какой-либо задолженности вправе направлять на расчетный счет клиента инкассовые поручения.

Сотрудники банка должны понимать, какое из поручений необходимо выполнить в первую очередь.

В связи с этим необходимо внести информацию в поле 21 платежного поручения об очередности его исполнения в соответствии требованиями законодательства:

  • обычные обстоятельства (ежемесячные) выплаты заработной платы, пособий по беременности и родам, больничных — 3;
  • погашение задолженности перед работником по исполнительному листу — 2;
  • выплаты физическому лицу по гражданско-правовому договору за предоставление услуг (не является заработной платой) — 5.

Платежка для выплаты авансовой части заработной платы отличается от перевода окончательного расчета лишь назначением платежа.

В соответствующей графе прописывается, что осуществляется выплата зарплаты за первую половину месяца, обозначаются реквизиты платежной ведомости за период (месяц).

Аванс является лишь частью заработной платы, с нее не удерживаются налоги и взносы (медицинское, социальное страхование, пенсионные отчисления).

НДФЛ сотрудник бухгалтерии удерживает с доходов работников в последний день месяца, за который начислен заработок, или последний день работы трудящегося.

Все необходимые выплаты работодатель осуществляет самостоятельно.

К таким выплатам относятся расходы на командировку, хозяйственные нужды.

В назначении платежа в подобном платежном поручении указывается, что сумма выдается под отчет на карту с указанием расчетного счета сотрудника.

Трудящийся всегда может получить свою заработную плату через кассу компании, но для удобства в работе, быстроту и безопасность большинство работодателей выбирают безналичную форму.

Для получения зарплаты на пластиковую карту на имя директора предприятия сотрудником пишется заявление с указанием всех банковских реквизитов счета.

После этого данные проверяются сотрудником бухгалтерии, заработная плата перечисляется на счет сотрудника.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

Образец платежного поручения на подотчетную сумму. Можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника

Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше? Какие лекарства самые безопасные?

Юридическое лицо имеет право перечислять денежные средства подотчетному лицу. Главное в этой процедуре правильно оформить платежку. В противном случае вас ожидают длительные разбирательства с налоговыми органами. Но как правильно оформить назначение платежа подотчетному лицу?

Осуществлять перевод денежных средств можно на карточный банковский счет подотчетного лица. При этом вид карты не имеет значения. Деньги одинаково просто будут перечислены как на личную, так и корпоративную карту.

Создавая платеж на перевод, стоит особое внимание обратить на поле “Назначение платежа”. Бывали случали, когда отправитель указывал правильные реквизиты, но при этом допускал ошибки в назначении платежа. В результате предприятиям приходилось тратить дополнительные средства для решения проблемы. А иногда такой платеж просто аннулировали.

Чтобы назначение платежа на хозяйственные нужды было оформлено правильно, следует соблюдать стандартный порядок:

  1. Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
  2. Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги. Например, укажите, что финансы переводятся на покупку товаров для организации или на покрытие командировочных расходов.

Кроме того, в поле, где указывается назначение платежа в подотчет на карту, следует вписать ФИО получателя, а также номер и дату создания приказа, на основании которого переводятся денежные средства. Такая формулировка позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Если в процессе оформления назначения платежного поручения были допущены ошибки, события могут развиваться по 2 сценариям:

  1. Банк попросту откажется принять такую платежку, поскольку в некоторых банковских учреждениях утверждены конкретные примеры форм назначения платежей. В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
  2. Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.

Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.

В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

  1. с помощью безналичного перевода;
  2. в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог.

Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Налоговики и фонды договорились о корректировке сальдо по взносам на 01.01.2017

Процедура передачи полномочий по администрированию взносов от фондов налоговикам прошла не так гладко, как планировалось. Многие страхователи столкнулись с тем, что инспекции требуют погасить задолженность по взносам, существующую лишь на бумаге. И наконец-то ФНС, ФСС и ПФР разработали механизм уточнения неверных данных.

Подотчетник хочет, чтобы мы перечислили ему деньги на зарплатную карту. Можно ли это сделать? Какие документы и как оформить для выдачи денег под отчет?

1) в локальном нормативном акте (например, в инструкции для подотчетных лиц) укажите на возможность перечисления подотчетных сумм на банковскую карту работника. Например, так:

«1.4. На одобренную руководителем сумму подотчета бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер по форме № КО-2 или платежное поручение для перечисления суммы на банковскую карту работника».

2) получите письменное заявление подотчетника на имя руководителя с просьбой перечислить подотчетные средства на его банковскую карту с указанием ее реквизитов. Он может указать это в заявлении на выдачу денег под отчет, которое должно содержать :

  • сумму, которую надо выдать под отчет;
  • срок, на который выдаются деньги;
  • дату подписания заявления.

Если вы выдаете аванс наличными, проверьте, нет ли у работника задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных, срок отчета по которой уже наступил. Если такая задолженность есть, деньги под отчет выдавать нельзя подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У .

А вот если деньги перечисляются на карту работника, задолженность работника по подотчетным суммам не имеет значения, поскольку Указание по порядку ведения кассовых операций не распространяется на безналичные расчеты.

Прошу выдать мне под отчет

на: хозяйственные нужды (указать цель выдачи денежных средств: хозяйственные нужды, командировочные расходы и др.)

В представленном письме чиновники признали нецелесообразность выдачи корпоративных карт каждому подотчетному лицу. Авансы под отчет можно перечислять на личные карты работников.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт:

  • комфортно;
  • упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником расходов;
  • повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Выдача работникам авансов в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях — на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателя, — предусмотрена Трудовым кодексом РФ ().

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Пункт 10 данного Положения гласит: работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточных.

Можно ли выдавать подобные авансы в безналичной форме — путем перечисления на банковскую карточку работника? Трудовое законодательство ответа не дает.

Это интересно:  Как заработать на машинах: перегон и перепродажа авто 2019 год

Неясно одно — почему министерство настаивает на том, чтобы перечисление производилось на карты сотрудников, выданные в рамках «зарплатных» проектов.

Между тем выдачу наличных денег может осуществить не только кассир (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), но и банкомат (п. 1.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П). Кроме того, работник для оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) может использовать не только наличность, но и свою банковскую карту (п. 2.3 Положения № 266-П).

К сожалению, комментируемое письмо не содержит ссылки на упомянутое разъяснение Банка России. Но и Минфин России не уполномочен давать разъяснения, относящиеся к сфере труда или денежного обращения.

Учетная политика не является локальным нормативным актом (вопреки оговорке, допущенной в комментируемом письме). Поэтому ограничиваться закреплением в ней решения о расчетах с подотчетными лицами через личные карты недостаточно. Тем не менее, как может выглядеть такой ее элемент, показывает пример.

Пункт 2.11 Учетной политики Федерального агент- ства по техническому регулированию и метрологии, утвержденной приказом Росстандарта от 28.12.2012 № 1210, содержит следующие положения:

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так и в безналичном порядке.

Выдача денежных средств под отчет на команди- ровочные расходы на территории Российской Феде- рации в рублях и компенсация документально под- твержденных хозяйственных расходов безналичным способом осуществляются по заявлению подотчетно- го лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника, открытый в кре- дитной организации с применением банковских карт, используемых в рамках зарплатного проекта.

Цель перечисления должна быть раскрыта в поле «Назначение платежа» платежного поручения. В противном случае налоговые инспекторы попытаются обвинить работодателя в неудержании НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу № А52-174/2007). Попутно возникнет вопрос о доначислении на эту сумму взносов на обязательное социальное страхование. Ведь карта как-никак «зарплатная».

Следующий этап «обороны» — авансовый отчет о расходовании денег. Тут придется вспомнить, что унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) рассчитана на выдачу наличных из кассы. В условиях их выдачи через банковскую карту форму авансового отчета необходимо видоизменить. И тут возникает главный вопрос: как подтвердить зачисление денег на карту? Ведь можно представить ситуацию, когда средства со счета работодателя списаны, а на счет работника так и не поступили.

Поступление средств на банковский счет работника подтверждается выпиской по этому счету, которую работник прилагает к авансовому отчету. Банкомат может формировать ее за плату, которую тоже возмещает работодатель. На сумму выданных наличных банкомат печатает чек.

И последнее. Факт поступления наличных от работодателя остается зафиксированным по счету работника. А поскольку налогоплательщиком является именно работник, нельзя исключить претензии о неуплате НДФЛ именно к нему. При таких обстоятельствах подотчетнику необходимо выдать на руки расписку о принятии к проверке авансового отчета. Такой «корешок» он должен хранить не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Е.Ю. Диркова , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи — через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости оформлять кассовые документы). Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе.

Но законен ли «пластиковый подотчет»? Какими могут быть его налоговые риски? Именно эти вопросы волнуют бухгалтеров, которые хотят воспользоваться всеми преимуществами безналичной выдачи денег под отчет.

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена, то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными.

Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников. По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.

Если же ваш банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетные счета». В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме N АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть:

  • возвращена сотрудником в кассу компании (остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
  • переведена работником на расчетный счет фирмы (проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 «Расчетные счета» — кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
  • удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Заметим: несмотря на то что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если:

  • рассчитывается наличными сверх установленного размера;
  • не приходует выручку в полном объеме;
  • не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;
  • накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Административный же штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен.

Если ваш банк проводит такие платежи — главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

  • предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
  • указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
  • иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Можно ли деньги на командировку перечислять на зарплатные карты работников.
  2. Какие документы оформить, чтобы можно было свободно перечислять деньги на карточку.
  3. Как подтвердить, что сотрудник потратил командировочные деньги по назначению.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Данная статья будет интересна всем работодателям, отправляющим своих сотрудников в командировку, в том числе и вам.

Чаще всего работодатели, отправляя своих сотрудников в командировку, выдают им наличные деньги на питание, проживание и прочие расходы. При этом оформляется расходный кассовый ордер на определенную сумму. Однако не всем это удобно. Сейчас все больше фирм, перечисляющих зарплату на карточки. И денег в кассе может просто не быть, потому что многие работают по безналичному расчету. Можно ли в таких случаях перечислять командировочные так же — непосредственно на зарплатную карту сотрудника? Ответ на этот вопрос долго был не ясен. Потому как однозначного запрета на подобные действия в нормативных документах нет, но и разрешений тоже. В такой ситуации бухгалтеры были вынуждены самостоятельно решать, как им быть, перечисляя деньги на зарплатную карту на свой страх и риск.

Это интересно:  Берут ли геев в армию России? Какие есть причины для освобождения от службы? 2019 год

Важное обстоятельство. Перечислять командировочные на зарплатные карты сотрудников можно после того, как такая процедура будет закреплена внутренним документом. Например, об учетной политике.

Перечислять командировочные деньги на зарплатные карты сотрудников можно, только если такая возможность предусмотрена условиями договора, заключенного с банком. Например, там может быть прописано, что подотчетные средства, в том числе командировочные, перечисляются на зарплатную карту (п. 2.5 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П). А если условиями договора с банком предусмотрено только перечисление зарплаты на карту, то перевод туда других сумм будет противоречить правилам ее использования. И может быть расценен как заработная плата. Тогда потребуется уплата НДФЛ, или же банк вовсе не пропустит подобный платеж.

Не помешает и распоряжение руководителя о перечислении работнику аванса на командировку на его личную карту. Необходимость этого документа подтверждена судом (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007). Ну и, конечно, у вас в наличии должны быть все документы, обосновывающие назначение платежа: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и пр. А чтобы налоговики и сотрудники внебюджетных фондов не расценили перечисленные на карту работника деньги как зарплату, всегда указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы». Такое же основание поможет банку пропустить платеж.

На заметку. Чтобы банк пропустил платежку с суммой командировочных на зарплатную карту сотрудника, не забудьте указать в назначении платежа «на командировочные расходы».

Подтверждением тому, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами. Для удобства можно разработать свою форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Нюансы, требующие особого внимания. Аванс на командировку можно перечислять на зарплатную карту сотрудника. Главное, чтобы такая возможность была предусмотрена договором банка, а сам порядок был закреплен внутренним документом. Например, учетной политикой.

В платежке банка на перечисление аванса нужно указать назначение платежа «на командировочные расходы».

Эксперт журнала «Упрощенка»

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

  • из кассы наличными деньгами;
  • через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
  • через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

  1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
  2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
  3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.

Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил.

То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.

Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

  1. Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
  2. Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).

Вопрос: Может ли организация перевести деньги работнику на карту для заработной платы в качестве возмещения командировочных расходов?

Для использования безналичного метода выдачи подотчетных средств и возмещения произведенных расходов необходимо:

  1. Наличие возможности перечислять денежные средства на карты работников в договоре с обслуживающим банком. Если условиям договора с банком предусмотрено только перечисление заработной платы, то перечисление на пластиковую карту других сумм противоречит целям использования такой карты и, соответственно, банк может не пропустить платежное поручение на перечисление данной суммы, если в нем будет указано другое назначение.
  2. Издать приказ о выдаче денежных средств таким способом.
  3. Издать приказ, в котором будет содержаться перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.
  4. Командировка должна быть надлежащим образом оформлена.

Порядок выдачи кредитными организациями банковских карт и особенности осуществления операций с ними определены в Положении ЦБР от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

Банковские карты являются видом платежных карт и инструментом безналичных расчетов. Банковская карта предназначена для совершения операций ее держателем. Держателями признаются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами (п. 1.4, п. 1.5 Положения).

Перечисление денежных средств, не относящихся к заработной плате, на расчетные (дебетовые) банковские карты («зарплатные» карты) работников сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц.

Во избежание подобного развития событий необходимо документально оформить командировку сотрудника в строгом соответствии с законодательством. В частности, для подтверждения факта командировки у организации должны быть в наличии: приказ о направлении работника в командировку (рекомендуемая форма N Т-9 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), командировочное удостоверение (форма N Т-10 утверждена тем же постановлением), документы о найме жилого помещения, транспортные и другие оправдательные документы. Ранее в письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 специалисты ЦБР указали, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. В качестве аргумента приводился тот факт, что в соответствии с пунктами 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 N 40, выдача наличных под отчет производится из касс предприятий.

Однако в настоящее время этот документ утратил силу, с 1 января 2012 года действует новое Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», в котором отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс предприятий.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам подтверждается и позицией арбитражных судов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007).

Ответ подготовил Дмитрий Стихин, старший юрист

Статья написана по материалам сайтов: obd2bluetooth.ru, praktibuh.ru, yuriste.ru, 3zprint-msk.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector