Представительские расходы: как оформить, пример и требования 2019 год

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
  3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
  5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

  • Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
  • Трансфер участников до места приема и обратно.
  • Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.
  • ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

    По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

    Неправомерно учитывать как представительские расходы:

    • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
    • средства на развлекательную программу для участников;
    • стоимость экскурсий;
    • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
    • финансы на оформление зала для мероприятия;
    • медицинские траты, если они потребовались;
    • проезд и проживание гостей;
    • оплата визовых услуг участников;
    • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
    • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

    Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

    Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

    1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
    2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
    3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
    4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

    В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

    • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
    • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

    Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

    • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
    • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
    • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
    • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
    • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
    • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

    ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

    Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

    Это интересно:  Комиссионная система оплаты труда: формулы расчета заработной платы и примеры, в чем заключается, на основе чего действует и когда применяется форма 2019 год

    Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

    Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

    1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

    2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

    3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

    Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

    Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

    НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

    На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

    Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

    • материальные затраты;
    • амортизационные;
    • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
    • прочие.

    Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

    Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
    • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

    НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

    Проводка будет выглядеть так:

    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.
    • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

    Представительские расходы как оформить — пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

    Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

    • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
    • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
    • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

    ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

    Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

    • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
    • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

    В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

    Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

    • приказ о проведении представительского мероприятия;
    • смета фирмы по ПР;
    • отчет по ПР;
    • первичка, дополняющая отчет.
    • отчета;
    • первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.
    Это интересно:  Как открыть бизнес по заправке картриджей: пошаговая инструкция 2019 год

    В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

    • первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
    • любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

    Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

    • приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
    • смета ПР;
    • отчет о расходах;
    • акт о списании ПР.

    Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

    Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

    Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

    Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

    Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

    • отчет о бизнес-мероприятии;
    • первичку.

    Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

    Отчет о ПР может включать информацию:

    • о цели проведения бизнес-мероприятия;
    • фактическом количестве посетителей;
    • фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
    • первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

    Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

    В документе могут отражаться:

    • сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
    • дата, место его проведения;
    • сведения о количестве организаторов и гостей;
    • перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
    • сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
    • сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

    Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

    Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

    Их можно классифицировать на 2 основные категории:

    • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
    • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

    Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

    • наименование;
    • дату составления документа;
    • название фирмы;
    • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
    • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
    • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

    Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

    Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

    Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

    Компании, корпорации и другие субъекты хозяйствования стремятся улучшить свою деятельность и увеличить показатели доходности. Прибыль — основная цель работы организации. Для того чтобы расти и развиваться, предприятия устанавливают тесные связи друг с другом. Совместные усилия помогают добиться больших высот и процветания.

    Обеспечение достойной встречи деловых партнеров требует значительных финансовых затрат. Эта статья расходов предполагает достаточно обширный перечень мероприятий. В налоговом учете их относят на Представительские расходы». Каждый бухгалтер знает, что подобные затраты привлекают наибольшее внимание Государственной налоговой службы. Это связано с тем, что статья уменьшает величину налогооблагаемой чистой прибыли хозяйственной единицы.

    Организационные траты распространяются на гостей и на представителей встречающего предприятия. Местом, где проводится встреча или прием деловых партнеров, может быть ресторан, кафе, встреча может состояться и в офисе компании. Все зависит от предпочтений встречающей стороны и характере уже налаженных партнерских отношений. Деловой прием определяется НК РФ как мероприятия по обеспечению комфортной обстановки для проведения переговоров или заседаний. Обслуживание подразумевает следующие затраты:

    • подача автомобиля;
    • сопровождение иностранных партнеров;
    • услуги переводчика;
    • ресторанный сервис;
    • оплата услуг наемного водителя.

    Существует целый ряд факторов, которые не играют роли в процессе образования затратной статьи в бухгалтерии, которая относится к налаживанию партнерских отношений при личных встречах.

    1. Время приема. Не важно в котором часу дня происходит встреча, рабочее это время или нет. Траты относятся к представительским и в случае проведения мероприятий или заседаний вне рабочей недели.
    2. Место организации встречи. В выборе предприятия ограничиваются офисом или рестораном. Если формат заведения не соответствует важности приема, то к затратам представительским подобные расходы относить нельзя.
    3. Участниками переговоров могут быть лица должностные и частные, а также клиенты компаний.
    4. В случае если размер трат не выходит за пределы нормы, количество участников не имеет значения.
    5. Результат встречи не может повлиять на величину трат. Будет ли налажено сотрудничество или нет, выплаты производились. А значит, признаются представительскими.

    Соблюдение норм и правил ведения учета представительских расходов, как оформить, пример представлены в статье.

    Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.

    Документальное подтверждение выделения средств на проведение встреч и переговоров служит основой для списания затраченных сумм.

    Основанием для трат служит:

    • Приказ вышестоящего руководства, директора или лица, его замещающего. Этот документ включает конкретные время и дату проведения встреч, место переговоров, перечень всех участников.
    • Смета затрат на проведение мероприятия. Составляется раздельно по каждому этапу возникновения трат: транспорт, обслуживание в ресторане. Документ утверждается в обязательном порядке директором предприятия.
    • Перечень, указывающий на последовательность проведения мероприятий. Действует только с приказом.
    • Отчет о результатах встреч. Составляет его ответственное лицо, он имеет схожую структуру с приказом. Отражает результат встречи.
    • Акт списания расходов. Отражает полную картину в денежном выражении. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
    • Первичные документы, подтверждающие траты: акты выполненных работ, чеки и т. д.
    Это интересно:  Гражданская жена: права и обязанности 2019 год

    Стоит отметить, что законодательно утвержденного перечня внутренних распоряжений не существует. Это остается на рассмотрение руководства.

    Существует четкое определение суммы затрат на организацию встреч и приемов. Этот показатель на может превышать 4 % от фонда заработной платы сотрудникам предприятия за период отчетности. Величина трат на представительство отражается нарастающим итогом в годовом отчете.

    Дата, когда утвержден авансовый отчет на представительские расходы, считается точным временем их осуществления. В случае если хозяйственная единица использует метод начисления, то расходы относят к косвенным в пределах отчетного периода.

    Кассовый способ отражения трат отражает свершенные выплаты только по предоставлению документации, подтверждающей их осуществление. Это чеки, акты выполненных работ.

    • если в наличии счет-фактура с указанием сумм НДС;
    • расходы на представительство принадлежат тому виду деятельности предприятия, который налогом облагается;
    • расходы должным образом оформлены в бухгалтерии.

    Когда при организации переговоров и встреч проводится ряд мероприятий, ответственные лица имеют представление о том, как издержки могут повлиять на дальнейшее обложение налогами прибыли. Поэтому оформляют заказы только у тех исполнителей, которые могут предоставить счет-фактуру. Например, розничные магазины не всегда выдают чеки с отдельно выделенной суммой НДС. А значит, ее нельзя вычесть в дальнейшем налогообложение прибыли.

    Важно, что учитывается только сумма НДС нормируемых представительских расходов. Если траты произошли сверх нормы, то они относятся к прочим внереализационным расходам и не влияют на величину прибыли при налогообложении. Отражаются на счете 91, субсчете 2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы НДС представительских затрат сверх нормы никак не отражаются.

    Возможно, что разница в учете бухгалтерском и налоговом составит сумму НДС от сверх расходов, ее учитывают в постоянном налоговом обязательстве.

    В бухучете НДС на представительские расходы, как оформить пример:

    Продукция ООО «Рост» облагается НДС. В марте 2018 г на предприятие была организовывана встреча с партнерами.

    Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2019 году и приведем образец проводок.

    При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2019 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

    1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
    2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

    Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

    1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
    2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
    3. Услуги и затраты на буфет.
    4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

    При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

    1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
    2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
    3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

    Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

    1. Место и дата проведения мероприятия.
    2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
    3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
    4. Величина затрат на проведение события.

    Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

    Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

    1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
    2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

    Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

    К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

    • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
    • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
      К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

    Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

    Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

    • отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
    • авансовый отчет.

    В бухучете представительские расходы в полном объеме спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

    Дебет 26 (44) Кредит 71
    – отражены представительские расходы;

    Дебет 19 Кредит 71
    – учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

    Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, nalog-nalog.ru, businessman.ru, buhguru.com.

    «

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий